Für die erfolgreiche Organisation und Verwaltung Ihrer Event-Teilnehmenden bietet Zummit eine einfache und effiziente Möglichkeit, Teilnehmerlisten über eine CSV-Datei zu importieren. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, externe Registrierungsdaten nahtlos in Ihr Zummit Studio zu integrieren und jedem Teilnehmenden individuelle Rechte zuzuweisen.
Wichtige Vorbereitungen: Zunächst ist es essentiell, dass Ihre Teilnehmerdaten im korrekten Format vorliegen. Speichern Sie Ihre Excel-Liste als CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv), da Zummit derzeit ausschließlich dieses Format unterstützt.
Schritt-für-Schritt Anleitung #
- Öffnen Sie im Studio das Event und navigieren Sie zum Bereich „Teilnehmer“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Import aus csv“.
- Im sich öffnenden Dialogfenster stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
- Download Vorlagendatei: Lädt eine Vorlage mit allen notwendigen Datenfeldern herunter.
- Upload Importdatei: Ermöglicht das Hochladen Ihrer fertiggestellten Teilnehmerliste.
Upload einer Importdatei und Mapping der Daten #
Sie können entweder die bereitgestellte Vorlagendatei verwenden und die Daten ausfüllen oder eine eigene Datei im .csv-Format importieren.
Falls Sie eine eigene Liste hochladen, stellen Sie sicher, dass Ihre Datei die essentiellen Datenfelder „refid“, „Vorname“, „Nachname“ und „E-Mail-Adresse“ enthält. Diese Felder sind für den Import in zummit erforderlich, um Benutzerprofile anlegen zu können.
Verwenden Sie keine Eigene RefID? Dann füllen Sie in diese Spalte erneut die E-Mail-Adresse ein.
Bei der Verwendung eigener Listen oder angepasster Vorlagendateien kann eine manuelle Zuordnung der Datenfelder notwendig sein.
- Starten Sie den „Mapping-Dialog“, um die Felder Ihrer CSV-Datei den entsprechenden Variablen in zummit zuzuordnen.
- Sollten Fehler in der Zuordnung auftreten, hilft Ihnen zummit mit einem genauen Fehlerprotokoll und dem intuitiven Drag-and-Drop-Mapping-Dialog.
Abschluss des Importprozesses:
- Haben Sie eigene Spaltenüberschriften in Ihrer importierten Datei, vergessen Sie nicht die Option „Erste Zeile mit Spaltenüberschrift“ zu aktivieren. (Ist im Normalfall automatisch aktiviert)
- Nachdem alle Daten korrekt zugeordnet sind, starten Sie den Import mit der Schaltfläche „3. Import starten“.
Bearbeitung der Benutzer-Profile #
Nach erfolgreichem Import haben Sie zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, die Teilnehmerdaten erneut anzupassen. Dazu können Sie die Daten direkt im Studio in der Bearbeitungsmaske eines jeden Teilnehmenden bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf eine Person in der Teilnehmer-Liste.
Die eindeutige die E-Mail-Adresse der Teilnehmenden, ermöglicht eine präzise Identifikation und verhindert doppelte Einträge bei wiederholtem Import. Sollten Sie also die aktualisierte Teilnehmerliste erneut hochladen, werden alle neuen Einträge importiert und alle bereits zuvor bekannten Teilnehmenden nicht überschrieben, um die aktuellsten Daten beizubehalten.
Datensatzbeschreibungen #
| Spaltentitel | Datentyp | Datensatzbeschreibung |
| RefID* | Text | Hier wird eine Identifikations- bzw. Erkennungsnummer für die zu importierende Person vergeben. Geben Sie hier am besten die E-Mail-Adresse an, da diese einmalig verwendet wird. Sollten Sie später die Rechte in der Liste aktualisieren, erkennt das System über die RefID, dass dieser Teilnehmer bereits hinterlegt ist. |
| Anrede | Text | Persönliche Anrede |
| Titel | Text | Akademischer Titel |
| Vorname* | Text | Vorname der Person |
| Nachname* | Text | Nachname der Person |
| Organisation | Text | Organisation der Person |
| Position | Text | Position in der Organisation der Person |
| E-Mail* | Text | E-Mail-Adresse (identisch mit der RefID) |
| Telefon | Text | Telefonnummer der Person |
| Mobil | Text | Mobiltelefonnummer der Person |
| Website | URL | Website der Person |
| URL | LinkedIn URL der Person | |
| URL | XING URL der Person | |
| URL | Facebook URL der Person | |
| URL | Twitter URL der Person | |
| URL | Instagram URL der Person | |
| Adresse_Straße | Text | Straßenname der Personen-Adresse |
| Adresse_Hausnummer | Text | Hausnummer der Straße der Person |
| Adresse_Postleitzahl | Numerische Daten | Postleitzahl der aktuellen Adresse |
| Adresse_Stadt | Text | Stadt der zu importierenden Person |
| Adresse_Land | Text | Land der zu importierenden Person |
| Rechnungsadresse_Straße | Text | Straße der Rechnungsadresse |
| Rechnungsadresse _Hausnummer | Text | Hausnummer der Rechnungsadresse |
| Rechnungsadresse _Postleitzahl | Numerische Daten | Postleitzahl der Rechnungsadresse |
| Rechnungsadresse _Stadt | Text | Stadt der Rechnungsadresse |
| Rechnungsadresse _Land | Text | Land der Rechnungsadresse |
| Typ_Teilnehmer | Boolean | Ob die Person als Teilnehmer hinterlegt ist oder nicht, wird über ein Dualsystem von 0 oder 1 bestimmt. 0 = Person ist kein Teilnehmer 1 = Person ist als Teilnehmer hinterlegt |
| Typ_Vortragender | Boolean | 0 = Person ist kein Vortragender 1 = Person ist als Vortragender hinterlegt |
| Typ_Moderator | Boolean | 0 = Person ist kein Moderator 1 = Person ist als Moderator hinterlegt |
| Typ_Aussteller | Boolean | 0 = Person ist kein Aussteller 1 = Person ist als Aussteller hinterlegt |
| Typ_Sponsor | Boolean | 0 = Person ist kein Sponsor 1 = Person ist als Sponsor hinterlegt |
| Typ_Veranstalter | Boolean | 0 = Person ist kein Veranstalter 1 = Person ist als Veranstalter hinterlegt |
| Typ_Extra | Boolean | 0 = Person ist kein Extra 1 = Person ist als Extra hinterlegt |
| Kontaktfreigabe | Text | Möglichkeiten: Nicht sichtbar für andere Sichtbar ohne Kontaktdaten Sichtbar mit Kontaktdaten Tipp: Veranstalter bzw. dringend sichtbare Teilnehmer wie z. B. Referenten oder Aussteller müssen immer mindestens mit der Kontaktfreigabe ‘Sichtbar ohne Kontaktdaten’ importiert werden. Teilnehmer sollten mit der Freigabe ‘Nicht sichtbar für andere’ importiert werden. |
| Registrierungsstatus | Text | Möglichkeiten: Kein Status Registriert Autorisiert Präsenz Autorisiert Virtuell Autorisiert Präsenz und Virtuell Storniert |
| PresenceStatus | Text | Diese Spalte enthält wichtige Informationen für die Analyse im Export der Teilnehmer-Liste. Während des Imports ist diese Spalte entweder nicht zu beachten, also leer zu lassen, oder es wird ‘Keine Interaktion’ eingetragen. In dieser Spalte ist im Nachgang abzulesen, inwieweit der Teilnehmer am Event teilgenommen hat. Möglichkeiten: Keine InteraktionBestätigungsmail versandtRegistriert |
| Registrationsource | Text | In dieser Spalte wird die Quelle der Registrierung genannt. Wird der Teilnehmer also vom Admin bzw. Bearbeiter importiert, dann wird in der Import-Datei ‘Kunde’ angegeben. Erlaubt das Event eine freie Teilnahme, dann wird in der Export-Datei anhand dieser Spalte angezeigt, welche Teilnehmer sich selber für dieses Event registriert haben. |
| Gruppen | Text | Personen können Gruppen bereits in der Import-Datei zugeordnet werden. In dieser Spalte wird der Name der Gruppe eingefügt, welcher dann in Folge im Studio übertragen bzw. erstellt wird. Es können auch mehrere Gruppen eingetragen werden. |
| Features | Text | Personen können Features in der Import-Datei zugeordnet werden. In dieser Spalte wird der Name des Features eingefügt, welcher dann in Folge im Studio, genau wie bei den Gruppen, übertragen wird. |
| Exklusive Zugriffsgruppen | Text | Personen können exklusiven Zugriffsgruppen bereits in der Import-Datei zugeordnet werden. In dieser Spalte wird der Name dieser Gruppe eingetragen, welcher dann in Folge im Studio übertragen bzw. erstellt wird. |
| customAction | Numerische Daten | Wird in der Anmeldung eine extra Abfrage geschaltet, z. B. ob man den Teilnehmer im Nachhinein noch einmal kontaktieren darf, dann ist das Ergebnis hier abzulesen. Beim Importieren der Teilnehmer kann hier entweder das Feld leer gelassen werden, oder eine 0 eingetragen werden. 0 = Antwort ausstehend 1 = Zustimmung 2 = Stimme dagegen |